A dor
No começo do mês, o RH junta contratos de trabalho, acordos de compensação, termos de confidencialidade, termos de uso de equipamento e políticas internas para cada admitido. Depois vem a política nova que toda a empresa precisa ler, os avisos de férias, os aditivos. Imprimir e colher assinatura de cada pessoa — às vezes em outra unidade ou em trabalho remoto — atrasa a admissão e deixa pastas incompletas.
Como o Pactei resolve
- Pasta privada do RH. Documentos de pessoal ficam numa pasta que só a equipe de RH vê, com padrões próprios de provas e prazos.
- Prova de identidade no celular. Código por WhatsApp, e-mail ou SMS; foto do documento, selfie, prova de vida e biometria facial quando o documento pede.
- Envio em massa. Uma planilha com os colaboradores gera um envelope por pessoa: a política nova chega para toda a empresa de uma vez.
- Modelos com campos. Contrato de trabalho com nome, CPF, cargo, salário e data de início preenchidos a partir dos dados de cada admitido.
- Grupos e observadores. “Qualquer um dos diretores” assina pela empresa; o gestor recebe o PDF final como observador.
- Integração com o sistema de folha ou de recrutamento pela API e webhooks.
Passo a passo
- Crie os modelos dos documentos de admissão na pasta do RH.
- Cadastre o admitido (ou suba a planilha com vários) e escolha as provas.
- Defina quem assina pela empresa e em que ordem.
- Envie. O colaborador assina do celular; o Pactei lembra quem ainda não assinou.
- Os PDFs selados ficam na pasta do RH, com o registro de cada assinatura, prontos para baixar em lote.
Documentos que costumam passar pelo RH
- Contrato de trabalho, contrato de experiência e aditivos (função, salário, jornada).
- Acordos de compensação e de banco de horas, quando a lei ou a convenção admitem acordo individual.
- Termos de confidencialidade, de uso de equipamentos e de uso de imagem.
- Políticas internas, código de conduta e ciência de treinamentos.
- Avisos de férias e comunicados que pedem ciência do colaborador.
Boas práticas
- Peça foto do documento e selfie na admissão: é quando a identidade da pessoa ainda não está no seu cadastro.
- Para comunicados e políticas, o termo de aceite costuma bastar e é mais rápido para o colaborador.
- Mantenha os documentos de pessoal na pasta privada do RH, com padrões de provas já configurados.
Validade
A CLT admite o contrato de trabalho escrito, verbal ou tácito (art. 443) e não exige assinatura em papel; a MP 2.200-2/2001 (art. 10, § 2º) reconhece a assinatura eletrônica aceita pelas partes. O registro de provas e a trilha encadeada mostram quem assinou, quando e como. Alguns documentos trabalhistas têm regras próprias definidas em lei, em norma do Ministério do Trabalho ou em convenção coletiva; confirme com o jurídico ou a contabilidade da empresa os casos específicos.
Os dados pessoais dos colaboradores são tratados conforme a LGPD: fotos sem metadados de localização, visíveis só para quem enviou, e arquivos cifrados. Veja segurança e validade.
Este texto é informativo e não substitui a orientação de um advogado. Para atos com forma definida em lei, confirme antes com quem vai receber o documento.